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謹防失洩密!機關、單位如(rú)何做好(hǎo)檔案數字化外包服務管理水窗→
編輯:2023-06-16 14:26:09
随着信息技術的發展,檔案管理逐步實現由傳統管理模式向信息化管理模式過渡,數字化檔案資(zī)源逐漸占據重要地位,而基于檔案工(子多gōng)作發展的實際需求,越來越多的機關、單位積極推進檔案工多數字化建設工(gōng)作。
當前,機關、單位的檔案數字化工(gōng)作大(dà)呢日多采取第三方服務外包的形式開(kāi)展,檔案數字化服務藍黃外包在工(gōng)作效率、專業程度上有較好(hǎo)的保障,但在安全保密管理上仍然存在一定的風險隐患,需要引起大(dà)家(jiā)化還重視。
究竟什麼是
檔案數字化外包服務呢?
小密來為(wèi)你解答(dá)
主要是指檔案管理部門為(wèi)了順應檔案信息草術化建設形勢要求,由專業檔案服務公司承擔檔案數字化業務,利用自身的數字掃描存儲、多媒體、計算機等技術,對傳統檔案資(zī)源進行掃描、加工(gōng)與處理的一種檔案業務處理模式。
檔案數字化外包服務
存在哪些風險隐患呢?
小密帶你來看~
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檔案數字化工(gōng)作主要是将傳統載體的我花檔案進行掃描形成數字資(zī)源,從實際船新情況來看,機關、單位檔案數字化工(gōng)作主要以紙質檔案為(wèi)主票麗,實體檔案管理安全風險主要存在以下幾個方面: 檔案機構進行數字化的檔案多為(wèi)長(ch放林áng)期累積的“曆史”檔案,年代久遠,北業部分檔案紙張本身就已經脆化,在數字化過程中容易遭到損害。 檔案掃描需履行規範的出庫、入庫手續,需要認真核對檔案的數量,但仍存在因數量核對不(bù)準造成的檔案排列順序錯(cuò)亂、檔案丢失的情況。 掃描過程中需要對成卷的案卷進行拆分,單個案卷掃描完成後還需對案卷進行重新安裝們理,這一過程中可能存在順序錯(cuò)亂、單頁遺失等情況,難以保證檔案的完整性。
檔案信息洩露是開(kāi)展檔案數字化建設需要重點關注的風險之一,檔案信息洩密風險主要體現是刀為(wèi)幾個方面: 一方面,檔案在數字化掃描過程中,信息能夠被非本單位檔案管理人員獲取,存在因人員保密意識不(愛不bù)強造成的信息洩露。 另一方面,将紙質檔案轉換為(wèi)圖像信息再轉換為(wèi)數字信息,可能存在信息失真的情況,與紙質檔案相比,檔案數據信息存在易更改性、可拷貝、可遷移,且不(bù)留痕迹、難以辨别真假,檔案數據信息的這些特點也增加了洩密風險。 此外,數字化管理階段,檔案數據容易遭受黑客、病毒攻擊,一旦檔案管理系統遭受損害,檔案數據就面臨洩密威脅。因此,強化檔案信息安全日兵管理十分必要。
信息技術的不(bù)對稱性導緻質量評估難題。檔案信息數字化是一項專業性較強的業務,外包之老算後數字化的質量由外包公司自我控制,檔案部門目前主要集中在驗理動收階段對質量進行集中檢查。 但是檔案部門在人員不(bù)足,技術不(bù)專,數據量又較大(dà)的情況下,不(bù)可能對已數字化的檔案信息進行一一校(xià店醫o)對,隻能抽檢,這就很難對外包的質量進行詳細、會土嚴格的驗收。 從另一個層面來講,即使檔案部門配備足夠的人員進行驗爸司收,由于雙方所處地位不(bù)同而帶來的專鐵人業技能與信息的不(bù)對稱,同樣也有可能會(huì)造成數字化業務的質量打店吃折扣。
檔案管理部門構建的制度體系主要涉及檔案的保密制度、檔案數字化操作流程、檔案數字化的技術指标、突發事件的應急處如金理、檔案信息洩露的懲罰機制等等。對數字化各個細節作出明确要求以增強實踐的可操作性,減少檔案的安全風險。科問 檔案管理部門要建立檔案數字化外包服務中的信息安全保密制度,與外包服務公司簽訂保密協議,在檔案數字化外包服務完成以後,确保所有的檔案信息存儲設備和處理設備都作安全技術處理,檔案數字化外包服務公司和人員不(bù)得(de)私厭報自保留任何檔案信息資(zī)料,使檔案數字資(zī)源安全文有得(de)到有效保障。 檔案管理部門應強化對數字化加工(gōng)現場的管理,安亮很裝視頻監控系統及防火、防水設備;配備門禁系統,禁止無關人子業員進入加工(gōng)場所;配備專業的檔案櫃,用于檔案的臨時街刀(shí)存放;采用技術手段,對USB等器微外接接口實施禁用;操作人員的手機、相機、U盤等設備不(bù)準帶分章入加工(gōng)場所;涉及檔案交接的環節均由專人負責辦理交接手續都為;對檔案數字化成果交接過程進行嚴格監督。
檔案管理部門在檔案外包過程中應與外包公司簽場拍訂完善的業務合同,主要包括外包模式、工(gōng)作内容、質量要求、人員培訓、服務報酬、責任劃定、知識産黑歌權歸屬、違約後果、驗收标準、保密協定、後續服務等。 當出現問題時(shí),外包公司需提供技術支持服務和維護服務等,*****計黑****響應需求,由此加強對後續過程中的風險控制。
文章來源:成華密語
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